Die meisten Nachhilfeschulen arbeiten mit einem gemischten Team. Manche Lehrkräfte unterrichten auf Honorarbasis, andere sind Werkstudenten, Minijobber oder in Teilzeit angestellt. Dieses Modell hat sich durchgesetzt, weil Unterrichtszeiten, Schülerzahlen und Kursangebote ständig schwanken und ein festes Team allein das kaum abfedern kann.
Seit dem Herrenberg-Urteil wird genau diese Flexibilität aber genauer geprüft. Viele Betreiber fragen sich, wie sie Lehrkräfte weiterhin flexibel einsetzen können, ohne später Ärger bei Sozialversicherung, Scheinselbstständigkeit oder fehlender Dokumentation zu riskieren.
Die gute Nachricht vorweg: Flexible Modelle sind nicht vom Tisch. Sie müssen nur sauberer organisiert, klarer voneinander abgegrenzt und besser nachgehalten werden. Eine spezialisierte Nachhilfeverwaltungssoftware nimmt dir dabei einen großen Teil der Arbeit ab.
Was das Herrenberg-Urteil bedeutet
Das Urteil geht auf eine Entscheidung des Bundessozialgerichts zurück. Verhandelt wurde der Fall einer Musikschullehrerin, und die zentrale Frage lautete: War sie wirklich selbstständig, oder war sie faktisch wie eine Angestellte in den Betrieb der Musikschule eingebunden?
Der wichtigste Punkt daraus: Es zählt nicht allein, was im Vertrag steht. Ausschlaggebend ist, wie die Zusammenarbeit im Alltag tatsächlich abläuft. Ein paar Fragen helfen bei der Einordnung.
- Wer legt die Unterrichtszeiten fest?
- Wer teilt Schüler zu?
- Findet der Unterricht in den Räumen der Schule statt?
- Gibt es feste Vorgaben zu Ablauf und Dokumentation?
- Tritt die Lehrkraft nach außen wie Teil der Schule auf?
- Trägt die Lehrkraft ein eigenes unternehmerisches Risiko?
Warum das Nachhilfeschulen betrifft
Auch wenn das Urteil eine Musikschule betraf, lässt sich der Gedanke auf viele private Bildungseinrichtungen übertragen, darunter Nachhilfeschulen, Lernzentren und Sprachschulen. In den meisten Nachhilfeschulen läuft die Organisation zentral über das Büro. Die Schule gewinnt Schüler, berät Eltern, schließt Verträge, plant Termine, stellt Räume, organisiert Vertretungen und rechnet ab.
Für Familien ist das komfortabel. Für eine freie Lehrkraft kann genau diese Struktur aber zum Problem werden, wenn im Alltag kaum eigener Gestaltungsspielraum bleibt. Typische Risikofaktoren sind zum Beispiel:
- feste Stundenpläne durch die Schule
- fest zugewiesene Räume und Standorte
- Schülerzuteilung ausschließlich durch das Büro
- verbindliche Vorgaben zu Protokollen und Abläufen
- zentrale Elternkommunikation über die Schule
- keine eigene Preisgestaltung der Lehrkraft
- keine Möglichkeit, Termine oder Schüler abzulehnen
Die Übergangsregelung bis Ende 2027
Für Lehrkräfte und Bildungseinrichtungen gibt es aktuell eine Übergangsregelung, die bis zum 31.12.2027 verlängert wurde. Unter bestimmten Voraussetzungen greift die Versicherungspflicht dadurch erst ab dem 01.01.2028. Das verschafft Nachhilfeschulen Luft, ist aber keine dauerhafte Entwarnung, sondern ein Zeitfenster, um die eigene Lehrkräfte-Struktur zu ordnen.
Automatisch gilt die Regelung nicht in jedem Fall. Auftraggeber und Lehrkraft müssen bei Vertragsschluss von einer selbstständigen Tätigkeit ausgegangen sein, und die Lehrkraft muss der Anwendung zustimmen. Diese Zustimmung sollte schriftlich oder elektronisch festgehalten und sauber abgelegt werden. Wer mit Honorarkräften arbeitet, kommt also mit einem Ordner voller alter Verträge nicht mehr weit. Die Zusammenarbeit gehört aktiv dokumentiert.
Honorarlehrkräfte: nicht nur der Vertrag zählt
Honorarverträge sind ein wichtiger Baustein, lösen das Thema aber nicht im Alleingang. Steht im Vertrag freie Mitarbeit, sieht der Alltag aber aus wie ein normales Arbeitsverhältnis, kann das später teuer werden. Deshalb lohnt der Blick darauf, wie die Zusammenarbeit praktisch gelebt wird.
Eine freie Lehrkraft sollte echte unternehmerische Freiheiten haben. Dazu gehören zum Beispiel:
- eigene Verfügbarkeiten festlegen
- Termine annehmen oder ablehnen
- Unterrichtsmethoden selbst gestalten
- für mehrere Auftraggeber arbeiten
- Preise oder Konditionen zumindest teilweise beeinflussen
- nicht vollständig in interne Weisungsstrukturen eingebunden sein
Wie Software die Zusammenarbeit dokumentiert
Eine seriöse Anmerkung vorweg: Software ersetzt keine rechtliche Prüfung. Was sie sehr gut kann, ist die tatsächliche Zusammenarbeit sichtbar und nachvollziehbar machen. Und genau darauf kommt es bei einer späteren Prüfung an.
Wenn Lehrkräfte in der Software nicht nur passiv Termine erhalten, sondern selbst handeln, entsteht eine klare digitale Spur der gelebten Eigenständigkeit. In der Praxis heißt das:
- Lehrkräfte pflegen ihre Verfügbarkeiten selbst
- Termine lassen sich eintragen, vorschlagen, bestätigen oder ablehnen
- Unterricht wird eigenständig dokumentiert
- Ausfälle und Krankheit werden selbst gemeldet
- Vertretungen können vorgeschlagen werden
- Abrechnungsgrundlagen sind einsehbar
- jede Lehrkraft hat eine eigene digitale Lehrerakte mit Verträgen und Nachweisen
Werkstudenten: oft sinnvoll, aber nicht beitragsfrei
Viele Betreiber schauen sich gerade nach Alternativen zur reinen Honorarkraft um. Werkstudenten sind dabei besonders attraktiv, weil sie fachlich nah an den Inhalten sind, zeitlich flexibel bleiben und gut zu Nachmittags- und Abendterminen passen.
Ganz ohne Abgaben geht es aber auch hier nicht. Das Werkstudentenprivileg betrifft die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, die Rentenversicherung bleibt in der Regel bestehen. Außerdem muss das Studium im Vordergrund stehen, weshalb die 20-Stunden-Grenze während der Vorlesungszeit wichtig ist. Werkstudenten sind also häufig die rechtlich sauberere, aber keine abgabenfreie Lösung. Sauber dokumentiert gehören:
- Arbeitsvertrag
- aktuelle Immatrikulationsbescheinigung
- wöchentliche Arbeitszeit und Semesterzeiten
- Einsatzzeiten und Stundenaufzeichnung
- Rentenversicherungsbeiträge
- Urlaubs- und Krankheitsregelungen
Minijobber und Teilzeitkräfte
Minijobs bleiben interessant, wenn jemand nur wenige Stunden pro Woche unterrichtet. Wichtig ist, Verdienstgrenzen, Mindestlohn und Arbeitszeit im Blick zu behalten. Gerade in der Nachhilfe zählt nicht nur die reine Unterrichtszeit: Vorbereitung, Nachbereitung, Protokolle und Elternkommunikation können arbeitsrechtlich ebenfalls relevant sein.
Teilzeitkräfte sind meist die klarste Lösung, dafür mit höheren Lohnnebenkosten. Für die Zukunft ist ohnehin kein einzelnes Modell realistisch, sondern ein Mix aus Festangestellten, Werkstudenten, Minijobbern und in bestimmten Fällen weiterhin selbstständigen Honorarkräften. Dieser Mix muss nur sauber verwaltet werden.
Dozentenverwaltung wird zum zentralen Thema
Früher reichte eine Liste mit Namen, Fächern und Telefonnummern. Heute ist die Dozentenverwaltung deutlich anspruchsvoller. Eine moderne Nachhilfeschule sollte jederzeit beantworten können:
- In welchem Modell arbeitet welche Lehrkraft?
- Gibt es einen aktuellen Vertrag und alle Nachweise?
- Liegt eine Zustimmung zur Übergangsregelung vor?
- Welche Verfügbarkeiten wurden selbst eingetragen?
- Welche Termine wurden angenommen oder abgelehnt?
- Welche Stunden und Protokolle sind entstanden?
- Welche Abrechnung folgt daraus, und gibt es offene Fristen?
Nachhilfeverwaltungssoftware als organisatorische Grundlage
Eine gute Nachhilfeverwaltungssoftware verbindet Schülerverwaltung, Terminplanung, Dozentenverwaltung, Abrechnung und Dokumentation in einem System. Das schafft im Alltag Übersicht und liefert gleichzeitig eine belastbare Grundlage für Nachweise und Planung. Zu den wichtigen Funktionen zählen unter anderem digitale Schüler- und Lehrerakten, Termin- und Kursverwaltung, Raumplanung, Rollen und Rechte, Unterrichtsprotokolle, Anwesenheiten, Honorarabrechnung, Vertragsablage sowie ein Eltern- und Lehrerportal. Auch die BuT-Abrechnung mit Kostenträgern lässt sich damit sauber abbilden.
Den größten Effekt entfaltet Software, wenn nicht nur das Büro Zugriff hat, sondern auch Lehrkräfte selbst Verfügbarkeiten eintragen, Termine dokumentieren und Abrechnungsgrundlagen einsehen. Das senkt den Verwaltungsaufwand und hinterlässt zugleich eine nachvollziehbare Spur der tatsächlichen Zusammenarbeit.
Was Nachhilfeschulen jetzt prüfen sollten
Die Übergangszeit bis Ende 2027 ist der richtige Moment, um die eigene Struktur bewusst durchzugehen. Diese Fragen zeigen schnell, wo du schon gut aufgestellt bist und wo Handlungsbedarf besteht:
- Welche Lehrkräfte arbeiten auf Honorarbasis, welche als Werkstudent, Minijobber oder in Teilzeit?
- Gibt es zu jeder Lehrkraft einen aktuellen Vertrag und vollständige Nachweise?
- Ist die Zustimmung zur Übergangsregelung dokumentiert?
- Wie stark sind Honorarkräfte in die Organisation eingebunden?
- Können Lehrkräfte eigene Verfügbarkeiten pflegen und Termine ablehnen?
- Werden Unterricht, Anwesenheit und Arbeitszeit nachvollziehbar erfasst?
Fazit: klare Prozesse zahlen sich aus
Herrenberg-Urteil, Übergangsregelung und die Diskussion um Werkstudenten führen zum selben Ergebnis: Die Lehrkräfte-Struktur einer Nachhilfeschule sollte kein Zufallsprodukt sein. Honorarkräfte können weiter eine Rolle spielen, gehören aber sauber geprüft und dokumentiert. Werkstudenten sind oft eine gute Alternative, aber nicht abgabenfrei. Minijob und Teilzeit bleiben wichtig, brauchen aber klare Arbeitszeit- und Vertragsnachweise.
Die rechtlichen Fragen löst am Ende kein Programm allein. Aber eine passende Software macht die tatsächlichen Abläufe transparent, legt Nachweise zentral ab und strukturiert die Zusammenarbeit mit Lehrkräften. Besonders wertvoll wird das, wenn Lehrkräfte selbst eingebunden sind. So entsteht weniger Verwaltungsaufwand und mehr Klarheit, und genau die wird für Nachhilfeschulen immer wichtiger.
Häufige Fragen
Was besagt das Herrenberg-Urteil?
Das Bundessozialgericht hat entschieden, dass für die Einordnung als selbstständig oder abhängig beschäftigt nicht allein der Vertrag zählt, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird. Wer stark in feste Abläufe, Zeiten und Räume eingebunden ist, gilt eher als abhängig beschäftigt.
Sind Honorarlehrkräfte in Nachhilfeschulen jetzt nicht mehr möglich?
Doch. Honorarkräfte sind weiterhin möglich, müssen aber echte unternehmerische Freiheiten haben und sauber dokumentiert sein. Eigene Verfügbarkeiten, die Möglichkeit Termine abzulehnen und eine nachvollziehbare Dokumentation der Zusammenarbeit sind dabei entscheidend.
Bis wann gilt die Übergangsregelung?
Die Übergangsregelung wurde bis zum 31.12.2027 verlängert. Unter bestimmten Voraussetzungen greift die Versicherungspflicht dadurch erst ab dem 01.01.2028. Auftraggeber und Lehrkraft müssen von einer selbstständigen Tätigkeit ausgegangen sein, und die Lehrkraft muss der Anwendung zustimmen.
Sind Werkstudenten sozialversicherungsfrei?
Nein. Das Werkstudentenprivileg betrifft Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, die Rentenversicherung bleibt in der Regel bestehen. Zudem gilt es nur, wenn das Studium im Vordergrund steht, weshalb die 20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit wichtig ist.
Wie hilft eine Nachhilfeverwaltungssoftware dabei?
Sie ersetzt keine Rechtsberatung, macht die tatsächliche Zusammenarbeit aber transparent. Lehrkräfte pflegen Verfügbarkeiten, dokumentieren Unterricht und sehen Abrechnungsgrundlagen ein. Verträge, Nachweise und Fristen liegen zentral, wodurch Abläufe nachvollziehbar bleiben.
Nachhilfesoftware, die sich anpasst
Stell dir deine Nachhilfeverwaltung modular zusammen, mit Kalender, Schülerakte, Abrechnung und Elternportal.